En règle générale, les dépenses engagées lors d’un voyage de stimulation ou/et de séminaires, sont considérées commeet sont exclues de charges sociales et ne sont donc pas soumis aux cotisations sociales.
Elles correspondent à la pris en charge de frais relevant de l’activité de l’Entreprise. Ces charges doivent remplir simultanément 3 critères :
- Caractère exceptionnel
- Intérêt de l’Entreprise
- Frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travail du salarié.
Si ces critères ne sont pas remplie ou respectés, l’URSSAF peut requalifier le voyage en avantage en nature et soumettre à cotisations sociales les sommes engagées, comme le précise une affaire jugée le 30 mars 2017 :
Suite à un contrôle, L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (URSSAF) avait rajouté des cotisations relatives à un voyage à Budapest organisé par l’employeur.
Ce dernier contestait le redressement en affirmant que les sommes exigées correspondaient à des frais d’entreprise exonérés de cotisations.
La Cour d’Appel avait donné raison à l’employeur, estimant que le voyage présentait un caractère exceptionnel et que les dépenses avaient été engagées en dehors de l’exercice normal de l’activité des salariés.
Pour constituer des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :
- L’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise
- La mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise
- Le développement de la politique commerciale de l’entreprise
Cependant si ces prestations ne correspondent pas à des dépenses d’ordre professionnel, sont alors considérés comme des paiements réellement effectués et être justifiées par une facture.
En effet, les dépenses privées engagées au bénéfice du dirigeant et dont le montant est disproportionnés par rapport à l’activité de l’Entreprise sont exclues des charges déductibles (exemples : frais de réception et cadeaux)
Pour tout ce qui concerne les dépenses de représentation, de mission et de déplacement, une société ne peut déduire de son bénéfice imposable les allocations forfaitaires versées à ce titre aux dirigeants et aux cadres lorsque des frais habituels de même nature leur ont été remboursés et figurent déjà en charges.
Par conséquent, c’est à l’Entreprise de prouver l’existence d’un intérêt aux dépenses de voyage qu’elle a engagées, démontrant que ces cadeaux d’affaires présentent un intérêt direct pour elle en termes de développement économique, de perspectives de ventes, de fidélisation des clients et partenaires commerciaux.
En synthèse :
L’URSSAF assimile les voyages offerts aux salariés, sans contrepartie professionnelle avérée, à un avantage en nature assimilable à une prime. Mais si l’aspect professionnel occupe une partie importante du séjour, l’URSSAF considérera le voyage comme un véritable déplacement professionnel. La charge sera ainsi déductible du résultat de l’entreprise et ne sera pas assujettie à cotisations sociales.
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